→ Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd in de nieuwsbrief Binnenlands Bestuur Digitaal van 21 september 2020 en op Quarant.nl.
Als je aan de slag wilt met datagedreven werken, is je neiging in eerste instantie misschien vooral naar de technische kant te kijken. Welke gegevens hebben we? Welke software heb je nodig? Wie kan met die software overweg? Het gevaar daarvan is dat datagedreven werken vooral iets wordt van de afdelingen Informatievoorziening of Automatisering. Maar om datagedreven te werken moeten meer randvoorwaarden in je organisatie op orde zijn.
De vier dimensies van datagedreven werken
De juiste technologie is slechts een van de randvoorwaarden die je organisatie moet regelen als je meer datagedreven wilt werken. Voor het ontwikkelen van datagedreven werken binnen gemeenten onderscheidt het A&O fonds Gemeenten de volgende vier hoofddimensies:
- Analyse van gegevens
- Leren en veranderen
- Mens en organisatie
- Publieke waarde
Door voor iedere dimensie te kijken hoever je organisatie is, zie je op welke vlakken je acties kunt ondernemen om de datagedrevenheid van je organisatie verder te laten groeien. Hieronder gaan we kort op deze dimensies in, aangevuld met enkele opmerkingen op basis van onze ervaringen in de praktijk.
1. Analyse van gegevens
Om zinvolle analyses te maken, moet je de juiste tools tot je beschikking hebben en moet het gegevensmanagement op orde zijn. Daarnaast is het formuleren van de juiste onderzoeksvragen belangrijk. Hierbij hoort ook dat je goed nadenkt over de ethische kant van je activiteiten. Oftewel: bedenk van tevoren zeker ook wat je per se niet wilt weten. Privacy en veiligheid moeten op orde zijn. Net als transparantie van de algoritmes.
Betrek de informatieadviseur en collega’s van het primaire proces erbij
Een informatieadviseur kan deze verschillende aspecten vaak goed in de gaten houden. Hij of zij is de schakel tussen de technische mogelijkheden en de vragen en wensen van medewerkers. Betrek verder bij het opstellen van de onderzoeksvragen en het maken van de rapportages collega’s die het primaire proces goed kennen. Zij kennen de problemen en vragen op de werkvloer en kunnen de gegevens van de juiste context voorzien.
2. Leren en veranderen
Datagedreven ben je als organisatie niet van de ene op de andere dag. Het is belangrijk dat je de ontwikkeling ervan structureel aanpakt. Er moet ruimte zijn voor experimenten en de wil daarvan te leren. Medewerkers moeten verder kijken dan hun eigen afdeling en belangen. Deze cultuurverandering vraagt om een duidelijke visie van bestuurders en management op het gebied van datagedreven werken en de wil om verbetermogelijkheden op te pakken. En het vraagt om voldoende tijd en geld voor medewerkers om hiermee aan de slag te gaan.
Benoem een bestuurder of directeur als aanjager
Een valkuil die we veel zien is dat medewerkers de toegevoegde waarde van datagedreven werken wel zien, maar er geen bestuurder/directeur is die de rol van aanjager wil vervullen. Dan dreigt de ontwikkeling van datagedreven werken al snel ondergesneeuwd te raken in het totale pakket aan belangrijke taken die moeten worden uitgevoerd. Een cultuurverandering is dan lastig. Vraag daarom een bestuurder of directeur als opdrachtgever en primaire sponsor te fungeren. In woord (communicatie, beleid) en daad (vrijmaken tijd en middelen).
3. Mens en organisatie
Dankzij datagedreven werken zijn bestuur, directie en managers in staat om te sturen op basis van feiten en analyses. In de primaire dienstverlening geven die analyses direct inzicht in de efficiëntie en effectiviteit van de werkprocessen en komen er verbetermogelijkheden naar voren. Uiteraard betekent dit ook dat de analyses kunnen aantonen dat het huidige beleid niet het meest effectief was. Hetzelfde geldt voor de gekozen werkprocessen. Dit vraagt om een cultuur waarin het in de hele organisatie veilig is te erkennen dat eerdere beslissingen misschien niet de beste waren. En waarin men nieuwsgierig is naar wat beter kan en men graag samen aan die verbeteringen wil werken
Vergeet de menskant niet
Niet alleen de acceptatie dat er meer vanuit data wordt gewerkt, maar ook het oppakken van gesignaleerde verbetermogelijkheden zijn veranderingen die een flinke impact op medewerkers kunnen hebben. Neem hiervoor de tijd. Leg de noodzaak uit. Onderzoek waar medewerkers zelf kansen zien voor zinvolle data-analyses. Zorg dat medewerkers weten wat de veranderingen voor hen inhouden. En help medewerkers de juiste vaardigheden te ontwikkelen met dit alles om te gaan en eraan deel te nemen.
4. Publieke meerwaarde
Een van de belangrijkste voorwaarde voor datagedreven sturen, is dat je als organisatie weet wat je er uiteindelijk mee wilt bereiken. Door te innoveren over afdelingen heen, samen met maatschappelijke organisaties, ketenpartners en leveranciers kan datagedreven werken bijvoorbeeld bijdragen aan een efficiëntere en effectievere dienstverlening.
Formuleer concrete doelen
Het is belangrijk om duidelijke doelen te hebben, zoals het (vanaf 2021 verplichte) ‘in control’ statement of inzicht in de knelpunten in het sociaal domein. Zonder zicht op de toegevoegde waarde van datagedreven werken voor zo’n doel, is het lastig hiervoor voldoende steun van politiek en bestuur te krijgen.
Start met een nulmeting
De dimensies die het A&O-fonds noemt zijn een goede basis voor reflectie op de status van datagedreven werken in jou organisatie. Ze komen ook aan bod in de nulmeting die we inzetten om te kijken hoever je organisatie is met datagedreven werken. We onderscheiden daarin vijf stadia: beperkend, benieuwd, bewust, gedreven en bedreven. Met deze nulmeting leer je niet alleen waar je staat als het gaat om datagedreven werken, we geven je ook concrete tips om je organisatie een stap dichter naar je ambities wat betreft datagedreven werken te brengen.