Berekenen verhouding uren regulier werk versus project

Zoals bij veel afdelingen Informatievoorziening wordt ook de afdeling waar ik werk overspoeld met nieuwe projecten. Onderstaande berekeningen hebben mij geholpen om inzicht te geven in de capaciteit die onze afdeling heeft voor projecten. En het heeft – naast een heleboel andere methodieken – bijgedragen om voor de directie en opdrachtgevers inzichtelijk te maken dan we niet in staat zijn om al de projecten te doen.

De berekening hieronder heeft als doel het bepalen van de beschikbare capaciteit van een afdeling voor projecten. Je kunt dit doen door een inschatting maken van de uren medewerkers van een afdeling besteden aan projecten of regulier werk.
Let wel: het is een hulpmiddel, een grove inschatting om te kunnen onderbouwen hoeveel capaciteit er op een afdeling beschikbaar is voor projecten. Hoe fijnmaziger je eigen inschatting, hoe betrouwbaarder de uitkomst. Maar het blijft een schatting. En het is maar een van de hulpmiddelen om de initiatieven en projecten in je portfolio te prioriteren.

Wat is regulier werk, wat is een project?

Voor je begint moet je onderling afspreken wat een project is en wat behoort tot regulier werk. Een van de belangrijkste kenmerken van een project is dat het eindig is. Spreek vooraf met je collega’s af wat je onder een project verstaat.

Variabelen

• Fulltime uren – een standaard werkweek is 40 uur. Indien dat afwijkt kun je deze variabele gebruiken om het te corrigeren;
• Bruto werkbare dagen – volgens ambtenarenpensioenfonds ABP zijn er in 2018 261 werkdagen. Zoek op internet wat het aantal is voor de branche die voor jouw berekening van toepassing is;
• Verlof uren – het aantal uren per jaar dat medewerkers recht hebben op verlof;
• Extra verlof uren – uren die medewerkers mogen besteden aan verlof/opleiding, bovenop het reguliere verlof. Denk aan sector specifieke afspraken, zoals ADV voor ambtenaren, PBL-uren uit de cao voor de gehandicaptenzorg, etc.;
• Verzuimpercentage – 3,7% was gemiddeld voor NL in 2016. Het CBS heeft deze ook per bedrijfstak en wellicht kun je het nog specifieker maken door het in je eigen organisatie na te vragen bij de leidinggevende of afdeling Personeel.

Netto werkbare dagen per jaar per persoon

Het bruto aantal werkbare dagen gaat uit van een werkweek van 40 uur. Dat is niet standaard in elke branche. Om tot het netto aantal werkbare dagen per jaar per persoon te komen moeten we het bruto aantal dus eerst corrigeren voor de fulltime standaard van de cao die geldt.
bruto werkbare dagen * (fulltime / 5 werkdagen)

Stel dat je een cao hebt waarin een 36-urige werkweek fulltime is, dan corrigeer je het bruto aantal als volgt:
260 * (36 / 5) = 1.872

Vervolgens trek je het aantal verlofuren per jaar en het aantal extra verlofuren per jaar er vanaf. Gebruik van beiden de aantallen voor fulltime.

Voor de cao van de gehandicaptenzorg ziet de berekening er dan als volgt uit:

uren	omschrijving
1.872	bruto werkbare dagen
-144	Verlof
-57	Extra verlof (gehandicaptenzorg: Persoonlijk Budget Levensfase (PBL) – VGN)
1.671	SUBTOTAAL

Dan heb je het aantal dagen per jaar waarop mensen moeten werken volgens hun contract. Dit moet je weer verminderen met het aantal uren per jaar dat medewerkers gemiddeld ziek zijn.
Het gemiddelde verzuimpercentage in Nederland was in 2016 3,7%.

subtotaal - (verzuimpercentage / 100)

Bijvoorbeeld:
1.671 - (3,7 / 100) = 62

Dat gemiddelde jaarlijkse verzuim moet je aftrekken van het subtotaal wat je hierboven hebt berekend.
subtotaal - verzuim

Bijvoorbeeld:
1.671 - 62 = 1.609

De geschatte netto werkbare dagen voor een fulltime medewerker in de gehandicaptenzorg zijn dus 1.609 per jaar. Dit getal gebruiken we in het model om de werkbare dagen voor een persoon en/of afdeling in te schatten.

Methode

Om inzicht te krijgen in de beschikbaarheid voor regulier werk en projecten gebruiken we de volgende kolommen:

1. Naam van de medewerker;
2. Fulltime factor;
3. Contracturen per week;
4. Verhouding: regulier werk;
5. Verhouding: projecten;
6. Uren per jaar: regulier werk;
7. Uren per jaar: projecten;
8. Uren per maand: regulier werk;
9. Uren per maand: projecten;
10. Uren per week: regulier werk;
11. Uren per week: projecten.

Medewerker

De eerste kolom (A) bevat simpelweg de namen van alle medewerkers. In de tweede kolom (B) vul je de FTE van die medewerker in. Daarbij is 1,0 FTE fulltime. Het aantal uren in kolom C berekent automatisch hoeveel uur dat is volgens de fulltime uren die je als (variabele uit de eerste paragraaf) hebt opgegeven. De berekening in kolom C is dan:FTE uit kolom B * variabele fulltime uren).

Verwachte verhouding project of regulier werk

Nu moet je per medewerker inschatten welk deel van de tijd hij/zij besteed aan regulier werk ten opzichte van projecten. Wat de definitie is van ‘regulier werk’ of ‘project’ varieert per organisatie. Het maakt niet uit wat je kiest, als je het maar consistent toepast voor alle medewerkers.
Het totaal van de kolommen D en E moet altijd 100% zijn. Hiervoor kun je gegevensvalidatie en een formule gebruiken (zoals in het sjabloon wat je kunt downloaden). Je kunt het ook handmatig invullen en controleren.
Van externe medewerkers die specifiek op een project worden ingezet kun je wel inschatten dat die 80-100% van hun tijd besteden aan projecten. Managers daarentegen zullen mogelijk maar 10-20% van hun tijd aan projecten besteden. Vul per persoon in wat de verwachte verhouding voor dat jaar is.

Uren per jaar

Vervolgens berekenen we de verwachte netto werkbare uren per jaar voor regulier werk (kolom F) en projecten (kolom G).
Voor regulier werk is de formule:
(percentage regulier werk / 100) * (netto werkbare dagen per jaar * FTE).
Voor projecten is de formule:
(percentage projecten / 100) * (netto werkbare dagen per jaar * FTE).

Uren per maand

Nu de geschatte uren per jaar berekend zijn kunnen we deze door 12 delen om een inschatting per maand te krijgen. Let op: deze inschatting is lineair en nooit realistisch. Bereken dit voor zowel het reguliere, als het projectmatige werk.
uren per jaar / 12
De hoeveelheid werk is per week natuurlijk nooit gelijk, onthou dat het hier gaat om gemiddelden en staar je niet te veel blind op de cijfers.

Uren per week

Deel de uren per jaar simpelweg door 52, dan weet je het gemiddeld aantal uren per medewerker per week. Ook hier moet je de berekening doen voor regulier werk en projecten.
uren regulier werk per jaar / 52
uren projecten per jaar / 52

Verhoudingen regulier werk vs project

Nu kun je voor de gehele afdeling inzichtelijk maken wat de verdeling regulier werk ten opzichte van projecten is.

In uren

Tel alle uren uit de rijen per kolom bij elkaar op.

In percentages

Download Excel sjabloon

De berekening die hierboven staat beschreven is ook toegepast in het Excel-bestand Berekening-beschikbare-capaciteit-obv-FTE.xls wat je gratis kunt downloaden.