Verslag seminar Process mining in de zorg

De bijeenkomst Process mining in de zorg op 12 novemver 2014 was een initiatief van De Haagse Hogeschool (faculteit Technologie, Innovatie & Samenleving) en het Ngi-NGN (‘de Nederlandse beroepsvereniging van en voor ICT-professionals en -managers‘).

De faculteit heeft als missie Kwaliteit van leven met techniek voor gezondheid, vooral om een pragmatische reden gekozen: in de masculiene omgeving van campus TU Delft willen ze meer vrouwelijke studenten aantrekken. Door de techniek meer richting zachte onderwerpen te trekken hopen ze meer dames te interesseren voor de opleidingen aan de faculteit van De Haagse Hogeschool in Delft.

Deze bijeenkomst is een vervolg op het congres Radical innovations for health, wat in de zomer van 2014 is gehouden, waarbij vier belangrijke onderwerpen zijn vastgesteld:

  1. verhogen zelfstandigheid – zo lang mogelijk zelfstandig blijven;
  2. business case – veel informatie leidt tot nieuwe business modellen;
  3. decentrale zorg – (toelichting ontbrak);
  4. toegankelijkheid van zorgproducten – (toelichting ontbrak).

Deel 1. Process mining

Promovendus Ronny Mans presenteerde (PDF) de resultaten van zijn promotieonderzoek bij diverse ziekenhuizen.
Process mining is het modelleren van processen op basis van gegevens uit informatiesystemen. Het is een middel om:

  • processen inzichtelijk te maken;
  • processen tussen soortgelijke instellingen te kunnen vergelijken;
  • verbeteringen aan te brengen in processen.

Eigenschappen:

  • gebaseerd op gegevens uit informatiesystemen waarin alle stappen van het proces worden vastgelegd (bijv: moment van binnenkomst van patiënt, diagnose, behandeling, nazorg);
  • gaat uit van de inrichting van de systemen en maakt workarounds dus niet zichtbaar;
  • is een van de analysemiddelen voor een proces en moet worden gecombineerd met andere middelen (zoals kwaliteitssysteem);
  • snel en objectief inzicht in processen.

Het kan worden toegepast voor:

  • procesontdekking – inzichtelijk maken of een proces in de praktijk verloopt zoals verwacht (bijv. conform het kwaliteitssysteem);
  • conformance check – controle of het proces voldoet aan wet- en regelgeving, gestelde kwaliteitseisen, etc.;
  • prestatieanalyse en identificatie van knelpunten – inzicht in doorlooptijden, vertragingen etc;
  • procesvoorspelling – op basis van eerder verloop voorspellen hoe het proces voor een individu zou kunnen verlopen;
  • procesverbetering – automatische suggesties voor verbeteringen;
  • verbeteren van de logistiek – inzicht in benodigde hulpmiddelen en of dit vertraging veroorzaakt.

Moeilijkheden:

  • data uit verschillende systemen zijn niet direct met elkaar te combineren, deze moeten eerst worden bewerkt (PDF);
  • de inzichten in verbeteringen zijn pas de start van het daadwerkelijk doorvoeren van de veranderingen.

Nadelen:

  • het doet geen verbetervoorstellen voor radicaal anders uitvoeren van het proces;
  • het model analyseert alleen de verloop van het proces en zegt niks over de kwaliteit van het (eind)product van het proces.

Meer informatie over dit onderwerp:

Deel 2. Brainstorm

In het tweede deel van de avond werd er gebrainstormd over de vraag:

Welke inzicht in verbeteringen dmv process mining behandelprocessen in de zorg?

Deelvragen werden gesteld op het gebied van verbeteringen in relatie tot:

  1. de relatie met de patiënt;
  2. het eindresultaat;
  3. de efficiëntie van het proces.

Mogelijke verbeteringen of toepassingen die door de groepen werden voorgesteld:

  • preventieve zorg – meer voorkomen ipv genezen;
  • patiënt centraal – processen inrichten met patiënt als uitgangspunt;
  • processen anders voor groepen obv kenmerken – één proces kan voor andere groepen verschillend verlopen (bijv ouderen/jongeren, mannen/vrouwen);
  • overbodige sappen elimineren – alleen relevante acties en handelingen in proces laten plaatsvinden;
  • activiteiten door anderen laten uitvoeren – worden activiteiten wel door de juiste rollen uitgevoerd?;
  • beleving van de patiënt – inzicht in het proces geeft de patiënt duidelijkheid over wat hij kan verwachten;
  • verbetering in cycli – het verbeteren van (delen van) processen die meerdere malen moeten worden doorlopen;
  • objectivering van het proces – het proces wordt objectief vastgesteld en kan daarmee een startpunt vormen voor discussie over verbeteringen;
  • kostenreductie – verminderen van de kosten door het proces efficiënter en effectiever te maken;
  • keten betrekken – process mining wordt nu toegepast op een deel van een proces. Door de keten te betrekken kunnen ook processen voorafgaand en achteraf inzichtelijk gemaakt worden.